简述文书档案最常见的几种分类方法

简述文书档案最常见的几种分类方法
简述文书档案最常见的几种分类方法

简述文书档案最常见的几种分类方法
赵琦（黑龙江省总工会,黑龙江 哈尔滨 150000）
摘要：文书档案是社会发展的主要记录载体,从古至今,人们对档案工作一直都非常重视.在社会不断发展中,文书档案管理方法不断完善,这也意味着文书档案的管理不断细分,因此在文书档案管理中需要对档案进行严格分类,以此提高文书档案工作效率.本文阐述了文书档案工作中最常见的三类分类方法,主要分为：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法.
关键词：文书档案；分类方法；年度分类法；组织机构；问题分类法
文书档案是记载了社会发展中各种现实事物发生的整体过程,通过对历史客观记录来衡量某一时期领导人供给,同时是反应某一时期各个基层、部门建设和科技成果开发的主要措施.伴随着社会发展中,人们对文书档案认识的不断增加,文书档案分类是与档案整体工作的基本出发点和根本目的,是保持文件之间历史联系发生各种矛盾的过程中能够充分的考虑和保管,利用相应的方便来实现档案管理效率.在文书档案工作中,分类是通过将文件按照不同的形式和形成机关等因素分开,避免出现不同机关文件的混杂,造成档案管理工作的混乱.
1 年度分类法
就是根据形成和处理文件的年度,是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分,通过形成年限逐次排开.运用年度分类法,要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳,并且注明其形成的实践,这是确保分类质量和效率的关键,同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施,其在分类的过程中需要注意一下几个方面：
一是在实际社会活动中,不仅有通用的公历年度,其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的,这就造成档案在分类中容易混淆的问题,因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析,避免出现文档分类的混乱.
二是某些文件上有几种日期,如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等,这些日期有时还不属于同一年度.在这种情况下,要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期.通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度.
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期,对此需要根据文件的具体情况,采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期,并将其妥善归类.在文书档案的管理工作中,对分类要求日益增加.文书档案在管理中一般都是通过以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,元件与复制件为一件,转发文件与被转发文件.
四是在年度分类的过程中一般都是通过将一份文件结合实践特征来进行整理,这是通过成文时间、签发时间、批复时间、通过实践和公布时间等,不过在目前的分类管理中一般应用醉倒的是文件的签发时间.以文件签发时间来判定文件的所属年度是当前对各个单位和企业进行总结的主要方法,同时也是按照新方法取消其中内容的主要手段.
2 组织机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类.它以立档单位内部的组织机构为标准,按不同的机构分别设置类目.
采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一,立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定.内部组织机构经常调整变化的立档单位,不宜采用这种方法.第二,立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况,并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责,其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致.第三,立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记,如收文章、发文号等.
组织机构分类法的类别设置,一般是以立档单位内第一层组织机构分类,需要时也可以分到第二层组织机构,往往有一个机构就设一个类.如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等,采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等.各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定,把领导机构、综合机构排在前面.
3 问题分类法
就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别.它以文件的内容为标准,按文件所涉及的问题（事由）分类.如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类,销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类.这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确,各个同级类目应当互相排斥,并按文件的主要内容进行归类.因此,相对而言,这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平.
为确保每份文件都能正确归类,使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时,要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务,并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎,否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题,应研究并确认其中的主要问题,将文件归入相应类别.
在实际工作中,由于全宗内文书档案构成的复杂性,单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的,通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用.各单位最常用的分类方法主要有：年度——组织机构分类法、年度——问题分类法、年度——机构——保管期限分类法、保管期限——年度——机构分类法.
文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性,其影响力不容忽视,做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手,档案的管理工作不仅仅是“管好堆”,应不断的完善原有的档案.保证现有档案工作无错误的基础上,要求档案工作者对原有档案应进行核查,以防之前档案管理工作的失误,从中发现错误时,应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低.这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理,从基础抓起.
4 结论文书档案分类一般是通过最低一级的档案逐步朝着高级档案进行分类,这种方法在应用的过程中是通过确定归档文件先后顺序的方式来排列.由于文书档案在分类中是一个复杂的过程,因此需要结合科学技术不断更新,确保分类归档的完整性,为档案工作的提高提供有力依据,提高文书档案管理效率和工作质量.